Оформлення реквізитів на документах

У термінологічному словнику слово «реквізит» подається як обов'язковий елемент офіційного документа.

Реквізит службового документа — це інформація, яку зафіксовано в службовому документі для його ідентифікування, організування обліку і (або) надання йому юридичної сили.

Багаторічна практика і управлінська наука визначають уніфіковані правила оформлення документів, які виготовляють на бланках паперу стандартних форматів.

Правила оформлення документів закріплені в Примірній інструкції з діловодства, що затверджена відповідною постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року.

Оформляють реквізити відповідно до формуляра-зразка згідно із Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163 — 2003».

Формуляр-зразок документа — єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює галузь використання, формати, розміри, вимоги до побудови конкретної сітки та сукупність властивих їм реквізитів, розташованих у сталій послідовності.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів:

1) зображення Державного герба України, герба АРК;

2) зображення емблеми організації або товарного знака (обслуговування);

3) зображення нагород;

4) код організації;

5) код форми документа;

6) назва організації вищого рівня;

7) назва організації;

8) назва структурного підрозділу організації;

9) довідкові дані про організацію;

10) назва виду документа;

11) дата документа;

12) реєстраційний індекс документа;

13) посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14) місце складання або видання документа;

15) гриф обмеження доступу до документа;

16) адресат;

17) гриф затвердження документа;

18) резолюція;

19) заголовок до тексту документа;

20) відмітка про контроль;

21) текст документа;

22) відмітка про наявність додатків;

23) підпис;

24) гриф погодження документа;

25) візи документа;

26) відбиток печатки;



27) відмітка про засвідчення копії;

28) прізвище виконавця і номер його телефону;

29) відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30) відмітка про наявність документа в електронній формі;

31) відмітка про надходження документа до організації;

32) запис про державну реєстрацію.

Усі реквізити в одному документі бути не можуть, оскільки деякі з них взагалі не можуть бути використані. Наприклад, у службовому листі немає реквізитів «назва документа», «гриф затвердження»; в автобіографії немає реквізитів «адресат» чи «індекс документа» тощо.

Види реквізитів документа

Реквізити на документі можуть бути постійні та змінні.

Постійні реквізити наносять тоді, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа.

Змінні реквізити наносяться на той чи інший документ під час його складання.

У процесі підготовки і оформлення документів обов'язкові реквізити можуть бути доповнені змінними, якщо того вимагає призначення документа, його обробка тощо.

Наприклад, нормативні акти міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, й підлягають державній реєстрації у Мін'юсті України, Мін'юсті Автономної Республіки Крим, обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції повинні мати реквізит «номер державної реєстрації».

Поздовжнє розміщення реквізитів доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на місці, відведеному для кутового штампа.

Кутове розміщення реквізитів більш доцільне, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити «адресат», «резолюція», «затвердження», «гриф обмеження доступу до документа».

Главная Страница