Висновок

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов’язана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам’ятовує, накопичує і використовує інформацію.

Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т. п. в силу своїх професійних можливостей повинні вміти її збирати, переробляти і передавати в суспільне користування.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Сюди входять: прийняття документів, їх реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формування справ, довідково-пошукова робота, перед архівна обробка, зберігання та використання документів.

Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна. Вона охоплює всі сторони роботи будь-якої установи, організації, підприємства і потребує документування.

В наш час документацій не забезпечення управління в організаціях і установах регулюється діючим законодавством, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами вищестоящих організацій, положеннями про установи, інструкціями по документуванню управлінської діяльності та посадовими інструкціями.

Право видання розпорядчих документів визначене Основним Законом – Конституцією України. Окремі напрямки діяльності установ, організацій і підприємств регламентуються відповідними законами, постановами та розпорядженнями органів державної влади та управління. Діяльність кожної установи, організації та підприємства визначається положенням про нього. Положення – правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки та організацію роботи підприємства, структурного підрозділу.

Створення Єдиної Державної системи діловодства (ЖДСД) було викликане потребами удосконалення управлінської роботи і роботи з документами, тому що документування організаційної діяльності апарату управління є однією з найважливіших форм його роботи.



9. Життєвий цикл документа (ЖЦ) - це існування документавід моменту його створення до моменту його знищення.

Життевий цикл документа складається з двох основних стадій.

Стадія розробки документа, яка включає:

власне розробку самого документа;

оформлення документа (реєстрація);

затвердження документа.

Якщо документ перебуває в стадії розробки, він вважаєтьсянеопублікованим, і права на документ визначаються правамидоступу конкретного користувача.

Стадія опублікованого документа, яка включає:

активний доступ;

архівацію і розархівацію (короткострокове збереження,довгострокове збереження);

знищення документа.

Коли документ переходить з першої на другу стадію, він стаєопублікованим, і права на документ залишаються тільки одні -доступ на читання. Прикладом опублікованого документа можебути шаблон стандартного бланка підприємства. Крім правадоступу на читання, можуть існувати права на переведенняопублікованого документа в стадію розробки. Залежно відконкретної стадії життєвого циклу документа архівипідрозділяються на такі типи:

S статичні архіви документів (або просто архіви) - системи, щомають справу тільки з опублікованими документами;

S динамічні архіви документів (або СКД) - системи, що маютьсправу як з опублікованими документами, так і з тими, щознаходяться в розробці.

10. 6.1. Поняття про діловий документ

Діловий документ призначений для одноразового використання. Його мета – прийняття та виконання безпосередніх управлінських рішень.

До ділових документів відносяться:

інформаційні;

документи колегіальних органів (службові листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні й службові записки);

розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

організаційні (положення, статути, інструкції);

документи щодо особового складу (заяви про прийом на роботу, характеристики, накази щодо особового складу, щодо контрактної системі наймання працівників);

документи з господарсько-договірної діяльності (договір постачання, договір підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів щодо створення нових форм господарювання, щодо взаємин підприємства й банку);

документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви);

обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунка в банку, заява-зобов'язання, акти, трудові угоди, доручення);

документи з зовнішньоекономічних відносин (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і створення спільних підприємств).

Ділові документи часто називають управлінськими, а їхня сукупність – управлінською документацією.

Діяльність щодо створення документів називається документуванням. Умови, що забезпечують рух, пошук і збереження документів, поєднуються під загальною назвою – організація роботи з документами. Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі управлінської діяльності, називається діловодством.

6.2. Класифікація ділових документів

Ділові документи класифікуються за різними ознаками: видом, походженням, місцем складання, стадіями створення, складності, терміном виконання, гласності, термінам збереження, формою та ін.

За походженням ділові документи поділяються на офіційні (службові) й особисті.

Офіційний (службовий) документ створюється організацією або посадовою особою й оформляється у встановленому порядку. Документ особистого походження створюється особою поза сферою його службової діяльності або виконання службових обов'язків (лист, записка).

За місцем складання й виходу з установи розрізняють документи внутрішні і зовнішні, вхідні та вихідні. Внутрішній документ призначений для функціонування усередині організації й не виходить за її межі (наказ, розпорядження, акт). Зовнішній документ виходить за межі організації, тобто вхідна та вихідна кореспонденція (лист, телеграма, запит). Вхідний документ надходить в організацію, а вихідний – спрямований з установи (організації, підприємства).

За стадіями виготовлення розрізняють чернетки, чистові документи, оригінал і копію. Документ є оригіналом, якщо це перший і єдиний його екземпляр. Копія відтворює інформацію документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, у тому числі елементи його правового, ділового, художнього оформлення. У юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні.

За складністю виділяють прості (у документі розглянуте одне питання) й складні (містять інформацію щодо двох і більше питань) документи.

За терміном виконання документи поділяються на термінові, що виконуються у терміни, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «ТЕРМІНОВО» (телеграми, телефонограми, посвідчення про відрядження) і нетермінові – виконуються у терміни, визначені керівництвом підприємства (установи, фірми).

За гласністю розрізняють документи звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні. Таємні документи особливо цінні і мають гриф «ТАЄМНО». З ними ведуть роботу особи, що мають дозвіл і ознайомлені із спеціальною інструкцією. Документи службового користування, що містять відомості, не підлягають розголосові по радіо, телебаченню, використовуються тільки працівниками даного підприємства (організації, установи). На таких документах проставляють гриф «Для службового користування».

За терміном збереження виділяють документи постійного збереження, документи тривалого збереження (понад 10 років) і документи тимчасового збереження (до 10 років).

За видами розрізняють типові, трафаретні й індивідуальні документи. Типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й мають обов’язковий характер. Трафаретні виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Індивідуальні документи створюються кожного разу по-новому. Зміст у них викладається індивідуально, являючи собою результат творчості виконавця (автобіографія, доповідна записка).

За юридичною силою документи поділяють на такі: справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами; фальшиві (підроблені), у яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

7.1. Текст ділового документа

Текст – головний елемент документа.

УВАГА! Текст ділового документа відповідає таким основним вимогам: достовірність і об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації, максимальна стислість, переконливість. Переконливо складений документ може прискорити прийняття управлінського рішення, допомогти уникнути назрілого конфлікту. Текст розкриває основний зміст документа.

7.2. Реквізити та оформлення ділового документа

Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, часовими й територіальними межами та об'єктами його дії.

Реквізит (лат. requisition – потрібне, необхідне) – сукупність обов'язкових даних, без яких документ не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

Оформлення документа – це проставляння необхідних реквізитів, їх написання й розташування на бланку.

Для уніфікованих форм документів застосовують папір форматів A3 (297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм).

Діловий документ з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка.

Формуляр-зразок – єдина модель побудови форми документа, що встановлює галузь застосування, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки й основні реквізити.

Для кожного формату (А4 і А5) встановлюються два варіанти розміщення реквізитів: кутовий і поздовжній.

Найменування виду документа. У всіх документах, окрім листів, наводиться назва виду документа, що сприяє швидкому сприйняттю його змісту.

Автор ділового документа – це юридична особа: установа, підприємство, організація

Дата. Документ датується у день його підписання або затвердження (за винятком матеріалів колегіальних органів, що датуються у день проведення колегії). Елементи дати наводяться в одному ряду трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік.

Індекс. Цей реквізит забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його збереження й контроль виконання. Він містить три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи в номенклатурі підрозділу, третя – порядковий номер по журналу обліку. Наприклад, вхідний номер № 03-12/97.

Місце складання або видання. Цей реквізит містить назву міста або іншого населеного пункту, де створюється розпорядчий, організаційний або колегіальний документ.

Адресат. Документ адресується організації, структурному підрозділу, службовій або приватній особі. Основні елементи реквізиту «адресат» – назва установи, підрозділи, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса.

Гриф затвердження. Затвердження – спосіб посвідчення документа після його підписання, санкціоноване розширення дії документа на певне коло структурних підрозділів, організацій або службових осіб. Елементи грифа затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада особи, що затверджує документ, підпис. Документ має юридичну силу з моменту його затвердження.

Заголовок до тексту. Цей реквізит відображає головну ідею документа. Мета заголовка – прискорення процесу обробки документа й проходження через структурні підрозділи до його реального виконавця.

Заголовок є невід'ємною частиною документа, оформляється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду й призначення. Він з максимальною повнотою розкриває зміст документа.

Підпис. Формою виразу законності документа й відповідальності за його зміст є його огляд. Головні способи огляду документів – підпис, затвердження й печатка.

Печатка додається до документів, що вимагають особливого огляду їх автентичності. Вона може бути гербовою або простою.

Відмітка про виконання документа та направлення його до справи. Цей реквізит містить такі дані: коротку довідку про виконання, слова «у справу» і номер справи, до якої буде підшитий документ, дату направлення документа у справу, підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

12.Поняття «Неопублікований документ»
По ступеню надання відомостей документи діляться на опублікованих і неопублікованих. Поняття «Неопублікований документ» виступає як протилежне поняттю «Опублікований документ», «публікація», «видання».
З'явившись в 1960-х роках, термін «опублікований», а потім «неопублікований документ», не отримали однозначного визначення. Найбільш прийнятним представляється визначення, згідно якому опублікований, — це документ, призначений для широкого і багатократного використання, як правило, пройшов редакційно-видавничу обробку, мав тираж і вихідні дані.
Неопублікований документ не розрахований на широке розповсюдження, створений в ході роботи установ, підприємств, окремих осіб, відображає результат їх діяльності. Неопубліковані документи залишаються в рукописному вигляді або тиражуються в невеликій кількості екземплярів. До них відносяться звіти об НДР і ДКР, дисертації (за винятком виданих у вигляді наукової доповіді), описи алгоритмів і програм, проекти і кошториси, раціоналізаторські пропозиції, неопубліковані заявки на винаходи, рукописи, що депонують, рукописи перекладів.
В межах неопублікованого виділяється непублікований документ — призначений для одноразового використання, необхідний для ухвалення або виконання безпосередніх управлінських рішень, такий, що містить первинні початкові фактичні відомості, показники, параметри і т.д. Сюди відносять адміністративно-господарську, організаційно-розпорядливу, бухгалтерську, технологічну, постачальницьку і подібну документацію. Неопубліковані документи служать основою для складання нових узагальнюючих документів.
Неопубліковані документи оформляються, як правило, засобами машинопису або друкуються принтером ЕОМ, реєструються в органах інформації і бібліотеках для віддзеркалення в інформаційних виданнях або базах даних цих органів.
Неопубліковані документи виникли історично раніше, ніж опубліковані. Зараз видається лише 20% відомостей, отриманих в процесі досліджень, тому неопубліковані документів в 4 рази більше, ніж опублікованих. По загальній кількості назв число неопублікованих документів, що щорічно з'являються, перевищує випуск опублікованих, а по важливості, новизні, актуальності, унікальності і достовірності інформації, оперативності виходу і іншим інформаційним якостям вони часом перевершують опубліковані документи.

13. інформаційний моніторинг - бібліографічне, статистичне й концептуальне стеження за розвитком профільних ДП та М - створює основу для підтримки управлінських рішень щодо їх функціонування. Дані моніторингу дозволяють фахівцям оперативно підключитися до вивчення найважливішого фрагмента ДП - публікацій провідних авторів, наукових колективів, профільних журналів та ін.

14. Патентний документ містить інформацію про результати науково-технічної діяльності, заявлених або визнаних як об'єкти промислової власності, і про правах власників на винаходи.

Патентна документація - це сукупність первинних і вторинних документів, що складаються відповідно до патентного законодавства і встановлюють офіційне визнання наявності винаходів, промислових зразків і корисних моделей. Патентний документ підлягає юридичній охороні держави, підтверджується висновками державної експер

тизи і не може містити неперевірених даних. У ньому міститься інформація науково-технічного, юридичного та економічного характеру, що служить для фіксування і захисту прав винахідників, патентовласників, а також для встановлення пріоритету патентованих і запатентованих винаходів.

Винахід - Нове і що володіє істотними відмінностями технічне рішення задачі в будь галузі соціальної діяльності, що дає позитивний ефект.

Право на винахід засвідчується авторським посвідченням чи патентом. Це основні охоронні документи.

Патентна документація представлена ​​описами винаходів, документацією про промислові зразках, корисних моделях та товарні знаки (первинні документи); державними бібліографічними покажчиками (бюлетенями); патентними відомствами (вторинні документи). Патентна документація є об'єктом вивчення патентознавства.

Створення патентоспроможних і патенточістих об'єктів техніки припускає обов'язкове вивчення патентної документації, проведення патентних досліджень на всіх стадіях науково-дослідних, проектних і конструкторських розробок. Практично на всіх етапах розробки нової техніки і технології, при прогнозуванні розвитку техніки, при визначенні рівня технічних рішень, при експертизі заявок на передбачувані винаходи необхідно використовувати і патентну документацію, яка особливе значення має при перевірці об'єктів техніки на патентну чистоту.

В силу своєї оперативності, достовірності та унікальності, патентна документація є одним з основних джерел наукової інформації. Тільки 5% даних, наявних у цих документах, потрапляє на сторінки наукових видань.

За Порівняно з іншими видами документів патентна документація має ряд переваг: її вивчення дає найбільш надійні показники рівня розвитку світової техніки і тенденцій розвитку в конкретних областях; вона містить новітню інформацію, яка в інших джерелах може з'явитися лише через кілька років; відомості про винаходи публікуються набагато раніше, ніж ці винаходи реалізуються; в ній міститься сама повна і достовірна інформація, яка пройшла перевірку і державну експертизу.

У той же час патентна документація має і недоліки: вона не визначає економічної ефективності винаходи і не містить теоретичного обгрунтування викладеного результату.

15. Будучи одним з видів документів, видання може класифікуватися по ознаках документа: за змістом, матеріальній конструкції, періодичності, знаковій природі інформації і т.п. Його типологічне різноманіття, як і документа в цілому, базується на сукупності ознак, головними з яких є цільове і читацьке призначення, а також характер інформації, що міститься у виданні. Це служить підставою для всесторонньої характеристики видання як виду документа. Видання класифікують по наступних ознаках: цільовому призначенню, об'єму, складу основного тексту, структурі, ступеню аналітико-синтетичної переробки інформації і ін. Це дозволяє здійснити внутрішньовидову класифікацію видань, визначити їх різновиди і типологічну різноманітність.
За цільовим призначенням виділяють наступні типи видань: офіційне, наукове, науково-популярне, науково-виробниче, виробничий-практичне, нормативне виробничий-практичне, виробничий-практичне видання для любителів, учбове, суспільно-політичне, довідкове, видання для дозвілля, рекламне, літературно-художнє.
По ступеню аналітико-синтетичної переробки інформації розрізняють 5 видів видань: інформаційне, реферативне, бібліографічне, оглядове, а також дайджест — видання, що містить публікацію у вигляді підбірки витягань з конкретного тексту, відібраних і згрупованих так, щоб дати про нього загальне уявлення. Це може бути підбірка найцікавіших матеріалів, передрукованих з інших видань.
По інформаційних знаках (знаковій природі інформації), тобто домінуючому у виданні способу фіксації повідомлень, весь масив видань підрозділяється на 4 види: текстове, нотне, картографічне, ізовидання.
У текстовому виданні сенс передається за допомогою письмових знаків природної мови, тобто алфавітний, складовий або ієрогліфічний лист. У наукових і інших виданнях додатково до тексту широко використовуються формули, що складаються з математичних, хімічних і інших знаків, а також графіки, схеми, діаграми і ін. Оскільки математичний знак або символ з поліграфічної точки зору мало відрізняється від букви, то видання з подібними знаками також відносяться до текстових.
Видання для сліпих — брайлевські видання — також є текстовими, хоча поліграфічне їх виготовлення (опуклий шрифт для сліпих) істотно відрізняється від звичайних текстових видань. Тому текстове видання як збірне поняття підрозділяють на два різновиди: плоскопечатне і брайлевске текстове.
Нотне, картографічне і ізовидання є нетекстовими виданнями, в яких сенс передається за допомогою знаків штучної мови (нотних, картографічних), або немовними знаками (образно-образотворчими). До перших відносяться нотні і картографічні видання, до других — видання ізографій (ізовидання).
По матеріальній конструкції (або формі видання) розрізняють наступні види видань: книжне, журнальне, листове, газетне, буклет, карткове видання, плакат, листівка, комплектне видання, книжка-іграшка. По відношенню до плакатів, буклетам і газетам поняття «Листове видання» є збірним. «Книжно-журнальне видання», у свою чергу, збірне для книг, брошур і журналів.
За об'ємом, тобто по кількості сторінок, а також паперу, витраченого на виготовлення одного екземпляра видання, весь масив ділиться на 3 види: книга, брошура, листівка.
По складу основного тексту (тобто по кількості включених творів) видання діляться на 2 види: моновидання і збірка. Моновидання містить один твір. Збірка — видання, що містить ряд творів.
По структурі (тобто числу одиниць, з яких складається видання) розрізняють наступні види видань: серія, однотомне, багатотомне видання, зібрання творів, вибрані твори.
Серія — видання, що включає сукупність томів, об'єднаних спільністю задуму, тематики, цільовим або читацьким призначенням, що виходять в однотипному оформленні.
Однотомне видання (однотомник) — неперіодичне видання, випущене в одному томі.
Багатотомне видання (багатотомник) — неперіодичне видання, що складається з двох або більш нумерованих томів, є єдине ціле за змістом і оформленню.
До зібрань творів відносять однотомне або багатотомне видання, що містить все або значну частину творів одного або декількох авторів, дає уявлення про його (їх) творчість в цілому. До вибраних творів (творам) відносять однотомне або багатотомне видання, що містить частину найбільш значних творів одного або декількох авторів, відібраних за певною ознакою.
По класу художньо-поліграфічного виконання видання діляться на: 1) видання підвищеної якості (подарункові, ювілейні, сувенірні, факсиміле, експортні, особливо ретельно оформлені); 2) видання в покращеному оформленні; 3) видання в звичайному і економному оформленні. Видання може бути ілюстрованим і неілюстрованим, з художньо-образними або науково-пізнавальними ілюстраціями. Ілюстрації можуть складатися з малюнків, гравюр, фотографій, креслень, схем і т.п.
За способом друку видання може бути надруковане високою, офсетною, глибокою, трафаретною і ін. спеціальними видами друку. Видання може бути однофарбним і багатобарвним (зокрема дитяче). Розрізнений шрифт. Крупний шрифт — для дитячих видань і підручників для молодших класів, дрібний — для довідкових видань.
По формату видання ділять на видання великих (від 84x108/8 до 84x90/16), середніх (від 70x100/16 до 70x108/32), малих форматів (від 70x90/32 до 70x102/64) і видання мініатюрні (від 70x90/64 до 60x84/102).
У універсальній схемі класифікації видань їх типи і види суміщені, що обумовлене як труднощами в чіткому визначенні їх відмінностей, так і тим, що вони тісно взаємозв'язані між собою.

16. Прибічники інформаційної теорії походження документаційної науки, в статусі науки інформаційного циклу, її становлення пов'язують з процесами поширення науково-інформаційної діяльності (перша пол. XVI ст.).

Розвиток друкарства, удосконалення поліграфічної справи на початку XVI ст. викликало появу значної кількості друкованої продукції. Початковим завданням стало проведення її аналізу не тільки для обліку, а й видання відповідних посібників з метою орієнтації читачів і надання їм відповідних рекомендацій.

Прикладом ретроспективного бібліографічного покажчика став бібліографічний твір англійця Джона Бейля, що був опублікований в 1548 р. Своєрідним бібліографічним відгуком на збільшення книговидань був також випущений у Римі у 1559 р. бібліографічний покажчик заборонених церквою до публікування, продажу та читання книг.

Необхідність певним чином описувати та оцінювати книги стало вимагати наявності відповідних знань і професійних навичок. Серед перших документознавчих робіт у цьому напрямі слід відзначити видане в Парижі у 1763- 1788 рр. "Керівництво з бібліографії" або "Трактат про знання рідкісних і унікальних книг", а також "Вступ до книгознавства" М. Деніса, який ототожнював поняття бібліографії, бібліології та книгознавства. Бібліографію цей дослідник визначив саме як науку про книгу в цілому, включаючи рукописи, знання про шрифти, друкарську справу, бібліотеки та описи книг.

Упродовж XIX ст. бібліографія та книгознавство розглядались як єдина наука, і лише на початку XX ст. вони сформувались як окремі науки.

Період XIX - поч. XX ст. у світовій історії знаменується зростаючою потребою в оперативному способі інформування, переходом провідних країн світу до нових соціально-економічних та суспільно-політичних відносин. Відбувається становлення індустріального суспільства, яке вимагало зміни та регламентації соціальних відносин. Гостріше стала усвідомлюватися необхідність вивчення будь-яких каналів передачі інформації, у тому числі документальних.

Структура, загальні властивості та закономірності надання, передачі та одержання інформації починає розглядатися новою науковою дисципліною - документацією.

Основоположниками документації як практичної діяльності й прикладної інформаційної наукової дисципліни є бельгійський учений Поль Отле (1868-1944 рр.) і його найближчий сподвижник та однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943 рр.). їх погляди та наукові розвідки знайшли практичне втілення в діяльності Міжнародного бібліографічного інституту, створеного в 1895 р., а в 1931р. перейменованого в Міжнародний інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу з документації (Париж, 1937р.) на базі інституту була створена Міжнародна федерація з документації (далі - МФД). Пізніше вона отримала назву МФІД - Міжнародна федерація з інформації і документації.

Пропагуючи свої ідеї і прагнучи до найбільш широкого розповсюдження світової документаційної діяльності, П.Отле неодноразово виступав на міжнародних конференціях, публікував статті й, нарешті, у 1934 р. видав фундаментальну працю "Трактат про документацію" [61], де сформулював концепцію універсального розуміння поняття "документ" та загальні засади теорії документації. Саме теорія документації, на думку П. Отле, призначалася для вивчення: а) книги у широкому контексті цього слова; б) документа - книги (видання) та адміністративного документа; в) документації, що відповідає сучасному розумінню теорії інформаційно-аналітичної діяльності.

Уважається, що термін "документація" був уперше використаний П.Отле ще в 1905 р. у доповіді на Міжнародній конференції з економіки. Науковець запропонував дану назву використовувати на означення групи процесів, пов'язаних з роботою над документами (виробництвом, передачею, нагромадженням) в певних інституціях (бюро, інститутах, редакціях, видавництвах, бібліотеках, офісах), головною метою яких є надання послуг щодо швидкого й повного отримання будь-якої інформації необмеженій кількості споживачів.

Основним завданням документації П. Отле вважав аналіз, класифікацію та узагальнення знань про документ, сприяння дослідженню теоретичних і практичних аспектів терміна "документ", розробку додаткових форм й можливостей подання даних [61].

Усю зафіксовану на тих чи інших носіях сукупність документів П.Отле також вважав за потрібне включати в документацію: рукописи, друковані видання, гравюри, креслення, схеми, кіно- та фотодокументи, карти, малюнки, записи голосу, ноти, медалі, листівки і т.д. До документації він зараховував навіть скульптури, технічні предмети, що знаходились в музеях, пам'ятки архітектури тощо, тобто будь-яке джерело інформації, втілене в матеріальній формі.

Оскільки поняття "документ" в трактуванні П. Отле охоплювало носії інформації, з якими переважно працюють в бібліотеках, архівах і музеях, то цю науку називали також "книго-архіво-музеєзнавство". Розуміння документа за П. Отле майже збігається з трактуванням даного поняття Ш.В. Ланглуа, висловленим ще наприкінці XIX ст., який також основним сховищем документів вважав архіви, бібліотеки та музеї.

Висунуте П. Отле визначення документації як діяльності із збирання, збереження, обробки та надання в користування документів спочатку одержало досить широке міжнародне визнання й поширення. Документація, що розумілась як система знань, яку можна трактувати як науку, технологію та практичну діяльність, широко обговорювалася у виданнях Міжнародної федерації з документації. У різних країнах створювалися проекти та організовувалися центри документації.

Широке тлумачення науки про документ зустріло розуміння й серед російських фахівців. Про це свідчить, зокрема, визначення поняття документ, сформульоване в 16-му томі "Нового енциклопедичного словника", що видавався Ф.А. Брокгаузом та I.A. Ефроном, "документ" подано не тільки в традиційному для того часу - юридичному змісті, але й у цілком співзвучному з тим, що пропонував П. Отле: "Документ у широкому розумінні - будь-який неживий предмет, що містить у собі сліди людської думки й діяльності" [59].

Палким прихильником та пропагандистом ідей бельгійського вченого був відомий російський бібліограф Б.С.Боднарський, який в 1924-1925 рр. у Москві й Рязані видав російською мовою посібник П. Отле "Загальна організація документації" [17].

Зазначений підхід до науки про документ розділяв також відомий радянський книгознавець М.Н. Куфаєв. У своїх роботах учений, розглядаючи як документ книгу, вважав її "містилищем думки й слова людини, взятих в їх єдності й виражених видимими знаками". Книгами він вважав як "ієрогліфи на фресках чи каменях храму, папірусні сувої", так і листівки, газети, фотографічні валики чи грамплатівки [44].

Документаційна наука декларувала своїм завданням вивчення процесів класифікації та розповсюдження (а з середини 1940-х рр. - і створення) документів у всіх сферах соціальної діяльності. У 1950-х рр. результати досліджень різних її напрямів публікувалися в часописах "American Documentation" (США), "Revue ola Documentation" (Нідерланди), "Documentation" (Німеччина) та в інших періодичних виданнях.

На ниві цієї науки працювали такі відомі вчені як С.К. Бредфорд (1948р. опублікував працю під назвою "Документація", де сформулював і обгрунтував відому теорію закономірності розсіювання статей у періодичних виданнях), Сюзанна Бріє, Б.С. Віккері, Фріц Донкар Дюйвис, Ш.Р. Ранганатан, О. Франк, Джессі Шира, Луї Шорс, Вальтер Шюрмайер [95].

Матеріали з даної галузі знань публікували у спеціалізованих журналах чи неперіодичних виданнях, що, як правило, випускались міжнародними або національними організаціями, а також в архівознавчій періодиці. Так, Міжнародна рада з управління документацією розпочала випуск "The International Records Management". Збірники статей, нормативних документів та матеріали конференцій почали видаватись під егідою ЮНЕСКО в межах програми з управління документацією та архівами - RAMP.

Документознавчій проблематиці присвячене також засноване в США у 1944 р. періодичне видання "Office". Поступово почали зростати обсяги потоків публікацій з управління документацією, зазначена проблематика стала розглядатись як дослідницький рудимент "документаційної науки" (зокрема, у Франції, Іспанії, Бельгії та ін.).

Відомий польський дослідник Ян Мушковський у статті "Документація і документологія", опублікованій 1946 p., у межах документаційної науки (документації) виокремлює її наукову основу - документологію, яка в подальшому мала трансформуватись в інформаціологію.

У 50-ті pp. XX ст. у центрі уваги фахівців - теоретиків і практиків документації - виступають поняття "інформація" і "комунікація". Починає усвідомлюватись той факт, що головною метою є забезпечення функціонування укладеної в документах інформації, її включення в систему суспільних комунікацій. Поступово головним об'єктом документації стає не документ, а інформація.

Перехід до "інформаційної" науки замість "документаційної", завдяки уявленню про документацію як інформаційно-комунікаційну діяльність, необхідну для існування наукових знань, закладену ще в працях П. Отле, ставав усе більш природним і логічним. Значну роль у переорієнтації зіграла підвищена увага до можливостей ЕОМ по нагромадженню й пошуку інформації. Поняття "інформація" пережило друге народження в кібернетиці, увійшовши в число загальнонаукових категорій [84].

Гостріше стала усвідомлюватися необхідність дослідження будь-яких каналів передачі інформації, не тільки документальних. Документаційні центри й інститути почали перейменовувати на інформаційні.

У той же час у деяких країнах поряд з новою назвою продовжувала зберігатись попередня. У поняття інформаційної і документаційної діяльності вкладався різний зміст. Міжнародні конгреси, конференції, співробітництво в міжнародних установах, таких як Міжнародна федерація з документації і Міжнародна організація зі стандартизації, сприяли зближенню позицій, формуванню єдиного підходу до вирішення кардинальних проблем (поняття "документація" використовується сьогодні у деяких країнах Західної Європи як певна сукупність документальних джерел інформації незалежно від їхнього характеру і виду (друковані, рукописні, електронні).

У результаті все-таки формується інформатика - наука, що всебічно розглядає питання теорії інформації і комунікації, а також організації процесів збору, збереження і пошуку інформації, у тому числі за допомогою сучасних засобів автоматизації. У 1981 р. побачила світ монографія словацької дослідниці М.Новакової, a y 1984 p. y Лейпцигу (НДР) відбувся вихід словника Ст.Рюкля та Г.Шмолля "Lexicon der Information und Documentation".

Термін "інформатика" в країнах, де він став уперше використовуватись, розуміли по-різному. Так, у Франції ним позначали науку про засоби обчислювальної техніки, а в СРСР - дисципліну, в якій головним об'єктом виступали наукова інформація та комунікація, науково-інформаційна діяльність, і саме тут враховувались найвагоміші результати документаційної науки. Розвиток цієї науки продовжується й дотепер, розробляються наукові підходи, але завжди до числа її основних понять відноситься "документ".

У Радянському Союзі відродження документаційних ідей відбувається у 1960-ті роки минулого століття на новій основі. Головна увага приділяється інформаційному забезпеченню науки, причому переважно наук точних, природничих і технічних. Тому нова наукова дисципліна одержала спочатку назву "теорія наукової інформації" або "теорія і практика науково-технічної інформації".

Незабаром автори провідної концепції "теорії наукової інформації" О.І. Михайлов, А.Й. Чорний і P.C. Гіляревський дійшли висновку про необхідність зміни назви дисципліни на "наукову інформатику" [57].

Одночасно з інформатикою в СРСР на базі документаційних ідей сформувалася інша наукова дисципліна - документалістика. На думку М.І. Стяжкіна і М.Д. Кравченка [86], термін "документалістика" на теренах СРСР був уперше запропонований В.А. Успенським у 1958 р. на семінарі з теоретичних основ наукової інформації в Лабораторії електромоделювання ВІНІТІАН СРСР. Цей новий науковий напрям став пов'язувати документацію з технічними засобами оброблення, зберігання й надання інформації, що міститься в документах, та інформацією про самі документи.

Документалістика стала претендувати на роль узагальнюючої науки, що вивчає документальні системи з погляду їхньої оптимізації. Вона досить активно розвивалася у 1960-х роках; її розуміли також як прикладну галузь кібернетики, що вивчає властивості документа й документальної інформації, організацію документальних потоків і масивів, зокрема в архівах, бібліотеках та музеях.

Найвідоміший пропагандист ідей документалістики Г.Г.Воробйов опублікував у 1973 р. монографію "Документ: інформаційний аналіз" [23], яка відіграла помітну роль у розвитку документознавства. У 1973 р. була опублікована також монографія К.І. Рудельсон [70], де в контексті проблем архівної класифікації документів були розглянуті досягнення у вирішенні подібних питань у межах документаційної науки та інформатики.

Однак у подальшому документалістика не набуває поширення; найбільше про неї згадують у працях з архівознавства, не розкриваючи її змісту і споріднюючи (навіть ототожнюючи) з інформатикою. Хоча Г.Г. Воробйов і на сьогодні декларує наявність документалістики, але фактично як наукова дисципліна вона не існує [89].

17. Поняття "Документна комунікація", "система документних комунікацій", "документно-комунікаційна система" є базовими для документознавства, знаходятся на стадії свого становлення. Документною комунікацією (ДК) називатимемо комунікацію, опосередковану документом, побудовану на обміні документами між двома або більш людьми. ДК є підсистемою соціальної комунікації.

Документ виник і існує в документно-комунікаційному процесі, тобто в такій комунікації (зв'язки між об'єктами реального світу), в якій від одного суб'єкта (відправник) до іншого (споживач) передається документна інформація (тобто інформація, що міститься в документі). Передача документної інформації в суспільстві називається соціальною ДК. Її відправником і споживачем є людина або група людей, суспільство в цілому. У соціальній ДК документна інформація, виступаюча засобом комунікації, зафіксована на матеріальному носієві. Інакше кажучи, ДК - це процеси або способи поширення (передачі) інформації в суспільстві, здійснювані за допомогою документів.

У ДК як засіб комунікації виступає документ - матеріальний (речовий) об'єкт, на (в) якому соціальна інформація зафіксована, що дозволяє її зберігати, а також передавати в часі і просторі разом з матеріальним носієм. Елементарна модель соціальної документної комунікації представлена на мал.

Модель соціальної документної комунікації

Комунікант, це відправник документного повідомлення, автор. Реципієнт, це отримувач повідомлення (читач, слухач). Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого зв'язок неможливий. По цьому каналу від комуніканта до реципієнта передається комунікат - документне повідомлення. Документну комунікацію можна вважати здійсненою тільки в тому випадку, коли реципієнт (отримувач) отримав закодовану інформацію та декодував її.

При цьому, кодування - це представлення ідеї, яку прагне донести до одержувача коммунікант, в кодах або символах, тобто в знаках, що перекладають ідею на мову, зрозумілу реципієнту. Процес кодування в значній мірі суб'єктивний, оскільки залежить від особи кодуючого.

Декодування повідомлення - це переклад його на мову одержувача. Воно визначається особистим сприйняттям одержувача, його здатністю розпізнавати і інтерпретувати коди, використані для передачі ідеї. Адекватність сприйняття повідомлення носить певною мірою суб'єктивний характер і може варіювати від нуля до ста відсотків. Так, незнання іноземної мови зводить можливість декодування іншомовного повідомлення до нуля. А наявність схожого професійного, життєвого досвіду у відправника і одержувача збільшує адекватність сприйняття. Приведена схема є спрощеною. Насправді від автора (комуніканта) до споживача (реципієнта) веде набагато більш складний шлях, на якому відбувається процес створення, розповсюдження, зберігання і використовування документа, доступу приймача, до документарного повідомлення тощо.

Місце документа в соціальній документній комунікації обумовлено його функцією передачі повідомлення від комуніканта до реципієнта. Будь-який документ як елемент документної комунікації можна охарактеризувати по формулі "хто, що, по якому каналу, кому, з якою ефективністю повідомляє". Цей перелік питань став відомим як "формула Ласвелла". Часто її зменшують до мінімуму: "хто, про що, кому".

Таким чином, документ є засобом (каналом) передачі інформації, якщо його розглядати як елемент комунікаційного процесу в цілому, або джерелом інформації (комуні кантом), якщо його розглядати з позиції реципієнта.

Документно - комунікаційна система обслуговує без виключення всі сфери людської діяльності. Ця система включає в себе цілий ряд спеціально створених суспільних інститутів: редакційно - видавнича справа, науково - інформаційна та бібліографічна діяльність та ін. сформульовані відповідні документні структури: бібліотеки, інформаційні центри, редакції газет і журналів, видавництва, архіви тощо.

Дети поздравляют Снегурочку с Новым годом.
Глава 76. Я уничтожу тебя первым! 1 часть
Исследование формы гиперболы по ее каноническому уравнению
Методичні вказівки до вивчення питань теми
Глава двенадцатая. То, что в основе всего сущего
Развиваем собственные ощущения с использованием различных поверхностей
Застосування правових норм за аналогією.
Портрет Бенджамина Франклина
Виды социальных действий (по М. Веберу)
INPUT DEVICES
Ключові поняття
Страдательный (пассивный) залог во временных группах Continuous
КЛИНИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ
Глава 9. Самое необычное утро
Свойства и процесс восприятия
Організація матеріально-технічного постачання підприємств ресторанного господарства
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ
Недійсність шлюбу.
Бросок через плечи — «мельница» с колен.
Організація контролю виконання
Функція диференційного захисту трансформатора (ДФЗ) 7UT513
О требующих знамений и чудес
Американоїдна раса
Главная Страница